Dans le cadre du projet RESPECT, mis en œuvre par Médecins du Monde Canada sur une période de cinq (5) ans en Haïti, au Burkina Faso et au Bénin, l’Assistante Administration / Ressources Humaines apportera un soutien essentiel aux fonctions administratives et RH du bureau de Port-au-Prince.

Le projet vise principalement les adolescentes et jeunes femmes âgées de 10 à 24 ans, en situation de vulnérabilité et de marginalisation, afin de promouvoir leurs droits et leur santé sexuelle et reproductive, en collaboration avec les organisations de la société civile, les parents, les communautés et le personnel médical.

Sous la supervision de la Responsable Administration et Ressources Humaines, la titulaire du poste sera chargée d’assurer le bon fonctionnement administratif du bureau, le maintien d’un environnement de travail professionnel et l’appui à la gestion des ressources humaines.

Responsabilités principales :

Administration :

Accueillir et orienter les visiteurs

Appuyer la supervision de l’entretien du bureau et du personnel de support

Gérer les stocks de fournitures de bureau, de la cafétéria et des produits d’entretien

Préparer les réquisitions pour les besoins ponctuels

Préparer et suivre les demandes de paiement selon les procédures de MdM Canada

Assurer le suivi des dossiers soumis pour approbation

Effectuer les réservations d’hôtel et assurer le suivi des paiements

Coordonner l’utilisation de la salle de conférence

Mettre à jour la liste de contact du personnel

Ressources Humaines :

Collecter et vérifier mensuellement les feuilles de temps du personnel

Vérifier le respect des allocations projet et des congés

Archiver les documents RH (physiques et électroniques via SharePoint)

Distribuer, collecter et archiver les fiches de paie signées

Classer les formulaires de congé

Appuyer la gestion et la mise à jour des dossiers du personnel

Soutenir le processus de recrutement (archivage des TDR, CV, tests, rapports d’entretien, références, contrats et avenants)

Assister l’intégration des nouveaux employés et la mise à disposition du matériel de travail

Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie

Compétences clés :

Administration de bureau et organisation

Appui aux Ressources Humaines

Gestion des stocks et fournitures

Préparation et suivi des demandes de paiement

Archivage physique et électronique (SharePoint)

Suivi des feuilles de temps, congés et fiches de paie

Appui au recrutement et intégration du personnel

Maîtrise des outils Microsoft (Word, Excel, Outlook)

Sens de l’organisation et attention aux détails

Capacité à travailler de manière autonome et en équipe

Excellentes qualités interpersonnelles et professionnelles

Langues :

Français : courant (oral et écrit)

Créole haïtien : requis

Anglais : bonne connaissance souhaitée